ERP - Kurumsal Kaynak Planlama

ERP, (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel isim olarak tanımlanmaktadır.

Özellikle seri üretim yapan işletmelerde ve belli standart ve prosedürlerin takip edildiği sektörlerde son derece başarılı olan ERP, inşaat sektöründe aynı başarıyı ve istikrarlı kullanımı maalesef yakalayamamıştır. Her ne kadar bazı firmalar kendi bünyelerindeki yazılımlarla konuyu çözmeye çalışıyorlarsa da, bazı firmalar da satın alınan programları kendi beklentilerine göre uyarlamaya çalışıyor iseler de ERP’nin inşaat sektöründeki kullanım oranı diğer sektörlerle kıyaslandığında oldukça düşük seviyelerde kalmıştır.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin ERP’nin başarıya ulaşması için bazı temel hususlara uyulması gerekiyor.

Bu yazımda ERP’nin inşaat sektöründeki kullanımı ile ilgili deneyimlerimi ve fikirlerimi paylaşacağım:

Daha önce çalıştığım firmaların birinde ERP’ye geçiş sürecinin Proje Yönetim modülünün koordinasyonunu 3 yıl kadar yürüttüm. Bu süreçte başarılı olduğumuz alanlar kadar başaramadığımız hususlar da oldu.

ERP kendisinden ne istediği bilinmesi ve iş yapış metodolojisinin buna göre ayarlaması durumunda işletmelere oldukça faydası olan bütünleşik bir sistemdir ve hedeflenen başarının da yakalanması bu şekilde mümkündür. Ancak belirsizliklerin fazlalığı ve beklentilerin sürekli değişmesi durumunda ERP sistemine geçiş, işletmelerin düzgün giden işlerini bozabilir.

Bir işletmenin mevcut sistemini bir kenara bırakıp ERP’ye geçmek istemesi durumunda firma personel yapısında değişim kaçınılmazdır. Bu değişim süreci boyunca hem mentalite hem de personel yapısı açısından eski-yeni kavgası çok olur. Bu yüzden ERP’ye geçiş kararında personel yapısının devamlılığı ve bundan sonraki süreçte nasıl olması gerektiği oldukça önemli bir unsurdur. Sonuçta sistemler insanlar tarafından kurulup işletilir.

Kullanılan bir ERP programında teklif modülünden planlamaya, hakedişlerden raporlamaya, muhasebeden finansa, İK’dan satın almaya kadar tam bir entegrasyonun sağlanmasının önünde birtakım engeller yer almaktadır. Aşağıda hem bu engellere değineceğim hem de ERP’nin genel işleyişi ve olması gerekenleri aktarmaya çalışacağım:

1. Planlama açısından iş programını oluşturan wbs’leri başta netleşmemesi, netleşse bile buna kaynak olarak atanacak metrajların projeler hazır olmamasından ötürü ciddi olarak sapması, bu yüzden öngörülen aylık imalat miktar ve tutarlarının işin süresinin uzaması ve metrajların değişkenlik göstermesi sebebiyle sürekli revize olması – planlanan-gerçekleşen mukayesesini yapamıyor olmamız. – Aslında süre de bütçe de bu ilerleme mukayesesine bağlı olduğundan bu kısmın düzgün gitmiyor olması birçok konuyu doğrudan etkiliyor.-

2. Gerçekleşen ilerlemelerde sahadan gelen verinin doğruluğu çok önemli. İşlerimizi takip ederken İster ERP ister excel kullanalım eğer “t” anında istediğimiz raporu çekmek istiyorsak o “t” anında istenen tüm verilerin girilmiş olması gerekir. O yüzden ERP’den çektiğimiz raporlar bize en doğru sonucu veriyi ne sıklıkla girebiliyorsak o şekilde verecektir.

3. İşi hangi kırılımda takip etmek istendiği konusunda hep bir uyuşmazlık olması. İş programının 1000-2000 aktivitesinin ERP’de sisteme girilip takip edilmesi çok zor. Hele bir de mekanik elektrik kalemleri girince işin içine, çıkamıyorsunuz içinden. O yüzden 15-20 maliyet merkezi ve bunun belki 30-40 alt kalemiyle maksimum 60-70 kalemlik bir takip yapmak, ancak detaylı iş programını ve miktarsal ilerlemeleri primavera veya ms project ile dışarda takip etmek gibi bir karar alınması işleri kolaylaştırabilir. Bunun için de yine nitelikli ve yeter sayıda işgücü gerekiyor. Her iki tarafta takip edilen başlıkların da birbiriyle uyuşması gerekiyor.

4. Eğitimli personel sirkülasyonunun önüne geçmek gerekiyor. Bu yüzden bu işi öğrenen ve yetişmiş arkadaşlar işten ayrılınca sistem yürümüyor.

5. Seçilecek programda teknik destek ve anında çözüm çok önemli. Bu anlamda inşaatı bilen firmalarla çalışmak gerekiyor.

6. Teklif tarafında ERP’nin çok esnekliği yok. O yüzden hangi poza hangi maliyetleri yüklediğimiz ve nereden ne kazanacağımız konusunda excel esnekliği yok. Yine de tekliflere bir standart getirmesi adına ERP kullanımı önemlidir.

7. Satın alma tarafı gayet iyi çalışıyor, ödemelerin takibi de. Ancak planlamanın istediği raporlar için ms share point gibi bir program entrgrasyonu gerekiyor. Doküman yönetimini ERP üzerinden istediğimiz gibi yapamıyoruz, çünkü ERP bir doküman yönetim programı değildir.

8. Seçeceğiniz ERP programının web tabanlı olması çok önemli, ayrıca lisans kullanıcı sayısına göre veriliyor. Aynı anda sistemde online olacak kullanıcı sayısı kadar uzaktan erişimde hız da önemlidir.

9. Yetkilendirme ve onay konusu da önemli bir husustur. Şantiye satın almaları imzalanan sözleşmelerin sistemden onayı, hakedişlerin sistemden onayı, hakediş kesintilerinin sözleşme maddelerine göre sistemde yapılması gibi hususlar ERP’de kolaylıkla yapılabilmektedir.

10. Business intellegence, yönetici kokpiti gibi üst yönetici raporlarının da sistemin içinde geliştirilmesi veya dışardan sisteme entegre edilmesi gerekir.

11. İK modülünü web sitesi İK kısmı ile entegre edip gelen başvuruları doğrudan database’e alabilirsiniz. İşe alınanların bilgileri, özlük hakları ve muhasebeyle ilgili hususları entegre edebilirsiniz.

12. Muhasebenin oluşan maliyetleri inşaatın istediği – sizin görmek istediğiniz- kırılımda tutması çok önemli. Aksi takdirde sistemden sadece muhasebe raporu alabilirsiniz.

13. Gayrimenkul geliştirme ve satış-pazarlama modüllerinin de sisteme entegrasyonu yatırımcı ve geliştirici firmalar açısından önemlidir. Bir de inşaat sonrası işletmenin devamı durumunda varlık yönetimi entegrasyonu da mutlaka olmalıdır.

Özetle:

1. ERP’de ana kural nasıl planlarsak, sonuçları ona göre alabilirizdir ve planlama verilerimizin doğru ve hazır olması işin planlanan-gerçekleşen mukayesesini daha gerçekçi ve takip edilebilir kılacaktır.

2. Gerçekleşen verilerin doğru ve zamanında oluştuğu yerde girilmesi gerekiyor. Böylece istenen “t” anındaki rapor gerçekçi olacaktır.

3. ERP kullanabilen yetiştirilen elemanların firmada veya projede tutulması ve sirkülasyonun önüne geçilmesi gerekiyor.

4. Satış sonrası destek için konunun tekniğini bilen kişilerden detaylı bir hizmet alınması gerekiyor.

Sonuç olarak ERP, beklentilerin doğru tariflendiği ve iş yapış metodolojisinin buna göre şekillendiği işletmelerde başarılı olmak için etkili ve faydalı bir araç olacaktır.

22 Ocak 2013, İstanbul

© - 2018 www.leventsumer.com | Dr. Levent SÜMER Her Hakkı Saklıdır.