İnşaat Projelerinde Entegre Yönetim

Bir önceki yazımda gayrimenkul geliştirme süreçlerinde firmaların geliştirme aşamasında takip etmeleri gereken adımlardan bahsetmiştim. Bu yazımda özellikle inşaat yapım aşamasında takip edilmesi gereken adımlara değinerek kısaca süreçleri ve birbirleriyle olan etkileşimlerini anlatacağım. Ancak öncesinde hemen tüm inşaat projelerinde/firmalarında proje yönetiminde kısmen veya tamamen karşılaşılan sorunları sıralayacağım:

–          Yatırım yapılacak projelerde tasarım sürecine, inşaat başlamadan önce yeteri kadar süre ayrılmaması, ayrılmışsa bile bu sürenin verimli bir biçimde değerlendirilememesi,

–          Projeye başlamadan önce bütçeye ve imalata esas projelerin hazır olmaması,

–          İşin bütçesi hazırlanmadan ve uygulama projeleri belli bir olgunluğa erişmeden başlatılması,

–          Bütçe için yeterli verinin hazır olmaması ve bütçenin birçok kabule dayanılarak hazırlanması,

–          Proje başlamadan önce hazırlanan master iş programına bağlı olarak proje müelliflerinin detaylı proje teslim takvimi vermemeleri,

–          İhaleye esas dokümanların, hazırlanan ihale takvimindeki tarihlerde ve ihale için yeterli detayda hazır olmaması,

–          Uygulama esnasında proje müelliflerinin verdiği statik proje teslimlerine riayet edilmemesi ve imalatın bundan ötürü aksaması,

–          Taşeron ihalelerinde, seçilen taşeronlarda fiyat kaygısının ön planda tutulması ve ihale öncesi taşeron önyeterlilikleri yapılmadan taşeron listesi hazırlanması,

–          En düşük teklifi veren firmanın profesyonel çalışma gereklerini yerine getirmekte yetersiz kalması,

–          Seçilen proje müelliflerinin iş kapsamlarının yeterince tariflenmemesi, tariflense bile proje müelliflerinden istenen dokümanların vaktinde ve eksiksiz alınması konusunda sıkıntı yaşanmaması,

–          Proje müellifleri seçilirken pilot firma olarak mimari firmanın seçilmemesi, tüm müelliflerin ayrı ayrı doğrudan İşverene bağlı olmalarının getirdiği koordinasyon sıkıntısı,

–          İhaleye esas dokümanların yeterince incelenmeden ihale grubuna iletilmesinin ihale sürecine olumsuz etkisi,

–          Kiralama veya satış faaliyetlerinin inşaat sürecinden kopuk yürütülmesi,

–          Proje revizyonlarının, işin toplam bütçe ve süresine etkisinin irdelenmeden kararının verilmesi,

–          Şantiye organizasyonlarında sahadan günü gününe ve doğru veri alınamıyor olması,

–          Verinin oluştuğu yerde sisteme girilmesi prensibinin işletilemiyor olması,

–          Şantiye ile merkez teknik grup ve muhasebe arasında, ayrıca tasarım, inşaat ve satış pazarlama, kiralama arasında düzenli veri akışının sağlanacağı entegre bir sistemin olmaması,

–          Proje paydaşları arasında değerlendirme ve bilgilendirme toplantılarının yetersiz olması, yapılan toplantıların sorumluları ile birlikte atanmaması, atanıyor olsa bile takibinin yetersiz yapılması sonucu işlerin aksaması,

–          Bilgi işlem, doküman, program altyapısının yeterli olmaması,

–          Firmaların insan kaynakları, iş güvenliği, kalite yönetim sistemleri gibi standart ve takip edilebilir dokümanlara sahip olmaması.

Bu ve benzeri sorunların yaşanmaması, azaltılması ve projelerin önceden belirlenmiş standartlara göre yönetilmesinin sağlanması için kurulmuş olan PMI (Project Management Institute), proje yönetiminin temel proseslerini; proje başlatma, planlama, imalat, takip&kontrol ve kapanış süreçleri olarak 5 başlıkta toplamaktadır. Herbir süreci de kendi içinde entegre proje yönetimi, kapsam yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kalite yönetimi, insan kaynakları yönetimi, iletişim yönetimi, risk yönetimi ve satın alma yönetimibaşlıklarında (knowledge area) takip etmektedir. Bu süreç ve başlıklar da kendi içinde alt aşamalarda detaylandırılarak proje yönetiminde izlenmesi gereken adımlar tarif edilmektedir.

İnşaat projelerinde bu süreçlerin tamamının bu sistemde takibi mümkün ve son derece faydalı olmakla beraber bazı süreçlerin iç içe girdiği ve yine PMI’da tariflenen döngüsel olarak süreçlerin proje yaşam döngüsü içerisinde tekrarlandığı görülmektedir. Bu yazıda PMI süreçlerinin detaylı olarak anlatılmasından çok kendine özgü bir sektör olan inşaat projelerinde entegre proje yönetiminde geçmiş tecrübelerden ve yaşanmış problemlerden yola çıkarak temel olarak nelere dikkat edilmesi gerektiğini kısaca aktaracağım.

İnşaat projeleri, projeyi yaptırmak isteyen İşveren/Mal Sahibi tarafından proje kriterlerinin belirlenmesiyle başlar. İşveren, yaptırmayı düşündüğü projenin türü, lokasyonu, sınıfı, fonksiyonları gibi temel bilgileri, seçeceği tasarımcı ile paylaşır. Tasarım süreci, tamamen İşveren kriterleri ve beklentileri ışığında şekillenir. Tasarım sürecinde ortaya çıkan ürün-proje; İşveren’in yaptırmayı düşündüğü projenin bütçe ve yatırım süreciyle paralellik arzedecek nitelikte olmalıdır bu yüzden tasarım sürecinin başlatılmasından önce projenin kapsamının, amacının, hedef bütçesinin, tahmini süresinin ne olduğu ana hatlarıyla belirlenmelidir. Tasarım sürecinden sonra veya bu süreç belli bir olgunluğa eriştikten sonra inşaat yapım süreci başlar. Ancak inşaat projelerinde yapılan en büyük hataların başında, tasarım sürecinin İşveren beklentilerinin net olmadan başlatılması, tasarıma yeterince zaman ayrılmaması ve tasarım süreci belli bir olgunluğa erişmeden inşaat yapım aşamasının başlatılmasıdır. Bu hata, inşaat yapım sürecinin uzamasına ve bütçede ve sürede ciddi sapmaların oluşmasına yol açar.

Bununla birlikte tasarımın belli bir seviyeye gelmesiyle inşaat yapım süreci arasında proje planlama sürecinin başlatılması ve bu süreçte proje yönetim planının hazırlanması gerekmektedir. Proje yönetim planında, proje kapsamı detaylandırılır, master iş programı, bütçesi, nakit akışı, ihale ve proje teslim takvimi oluşturulur, görev tanımları belirlenir, organizasyon şeması, malzeme temin, satın alma programları hazırlanır, iletişim ve bilgi akış şemaları oluşturulur, riskler tespit edilir ve risk yönetim planı hazırlanır. Projede kullanılacak dokümantasyon sistemi belirlenir, kullanılacak raporlar, formlar standart olarak oluşturulur. Proje saha yerleşim planı, mobilizasyon planı, şantiye içi ulaşım yolları planı, stok yerleşim planı, kule vinç yerleşim planı hazırlandıktan sonra gerekli ekipman sayısı ve çalışma süreleri tespit edilir, sahada çalışacak günlük, haftalık, aylık, pikteki ve ortalamadaki ekip sayıları belirlenir. Proje, hazırlanan “proje yönetim planına” göre yönetilmelidir.

Planlama aşamasının fiili olarak sahada gerçekleştirilmesi aşaması, inşaat yapım aşamasıdır ki bu süreçte yapılan faaliyetler ve bu faaliyetlerin takibi, kontrolü ve raporlanması ile planlama aşaması sürekli iteratif olarak bir döngüsel etkileşimiçerisindedir. Özellikle ERP sistemlerinin kullanılması, bu süreçlerin doğru ve etkin bir biçimde takibi açısından önemlidir. Çünkü inşaat projelerinin uygulama aşamasında karşılaşılan temel sorunlardan bir tanesi planlama aşamasında yeterince veriye sahip olunmaması (tasarım sürecinden ve İşveren’den yeterince veri alınamaması sebebiyle planlama ayağı gerçekçi veriler vermekten uzaktır) ve gerçekleşen imalatların planlanan ile mukayese edilebilecek şekilde sahadan veri alınamaması, alınsa bile bunları entegre bir biçimde ilgili birimlere aktarabilecek sanal bir platformun olmamasıdır. Burada özellikle planlama aşamasından yapım aşamasına, verilerin toparlanma aşamasında raporlanma aşamasına kadar birbirine bağlı bir sistemin varlığı, hem projenin başarısı hem de üst yönetimin projeyle ilgili alması gereken kararlar için doğru ve zamanında bilgilendirilmesi için hayati derecede önem arzetmektedir. Süreçlerin birbirine entegre olması, kalite kontrolü, iş güvenliğinin takibi ve ihale ve satın alma süreçlerinin imalat süreçlerinden kopuk olmamasını sağlamaktadır. Bununla birlikte muhasebeden yapılan imalata karşı yapılan ödemelerin ilgili imalat grubu ve taşeron bazında takibi, teminat mektuplarının envanterlerinin tutulması, taşeron risklerini takip etme ve yönetme adına doğru ve zamanında verilerin alınması da ancak entegre bir sistemle mümkündür. Bu da ERP sistemlerinin sektördeki kullanımının önemini daha da arttırmaktadır. Bu sistemle yönetilen projelerin kapanış aşamalarına kadar tüm verilerin sistemin tüm parçalarını bütünleyecek şekilde girilmesi ile zamanla projelerden öğrenilen dersler, firmanın kurumsal hafızasını oluşturacak ve sonraki projeler için temel verileri teşkil edecektir.

İnşaat projelerinde atlanan veya fazla önem verilmeyen süreçlerden bir tanesi de insan kaynakları ve iletişim yönetimidir. Projelerde görev alan personelin motivasyonlarının ve projeye olan heveslerinin ve bağlılıklarının sağlanması, performanslarının arttırılması; süreç boyunca etkin bir İK yönetimi ile mümkündür. Disiplinlerarası verilerin doğru bir biçimde aktarılabilmesi için de etkin bir iletişim yönetimi, başarılı bir proje yönetimi için olmazsa olmazlar arasında yer almalıdır.

Sonuç olarak, bir inşaat projesinin başarılı olabilmesi için, projenin yaşam döngüsünde yer alan tüm süreçlerin, farklı disiplinlerin işleyişlerini de kolaylaştıracak şekilde birbirleriyle entegre olması ve standartlara göre yönetilmesi, bununla birlikte sektöre veya projeye özgü çözüm önerilerini de içinde barındıracak metodların geliştirilmesi ve uygulanması gerekmektedir. Ancak bu şekilde projenin başarısından söz etmek mümkün olacaktır.

30 Haziran 2012, İstanbul

© - 2018 www.leventsumer.com | Dr. Levent SÜMER Her Hakkı Saklıdır.